Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artículo 49 Código de Comercio).
El tema de los libros y papeles del comerciante está regulado por el Código de Comercio en los artículos 48 a 74, Decreto 2649/93 artículos 56, 123 a 131 y en el Estatuto Tributario artículos 654 y 655.
Algunos libros que se registran en la Cámara de Comercio, son:
- De contabilidad: diario y mayor y balances.
- De actas de Asamblea de Accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas (Artículos 189, 195 y 431 del Código de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993).
- De registro de acciones en sociedades por acciones (Artículos 195 y 406 Código de Comercio).
- De registro de socios en sociedades limitadas y asimiladas (Artículo 361 Código de Comercio).
- De contabilidad: diario y mayor y balances.
- De actas de Asamblea de Accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas (Artículos 189, 195 y 431 del Código de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993).
- De registro de acciones en sociedades por acciones (Artículos 195 y 406 Código de Comercio).
- De registro de socios en sociedades limitadas y asimiladas (Artículo 361 Código de Comercio).
Por disposición del Decreto 1878 de 2008 las empresas comerciales que se clasifiquen como mediana, pequeña o microempresa de acuerdo con los requisitos establecidos en el artículo 2° de la ley 905 de 2004, así como las entidades de naturaleza no comercial que estén obligadas u opten por llevar contabilidad, deberán registrar los libros necesarios para:
- Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, y sus saldos (libro diario).
- Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos (libro de accionistas ó libro de socios).
- Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control (libro de actas).
Requisitos para su registro
Para registrar un libro por primera vez:
- Solicitud presentada por el representante legal o el revisor fiscal cuando se trate de personas jurídicas o por la persona natural cuando el comerciante propietario del establecimiento de comercio así lo sea, en la cual se indique: El nombre del empresario, el destino del libro, indicación de que su registro es por primera vez, indicación del número de hojas útiles a registrar (folio inicial y folio final). La solicitud debe estar autenticada ante notario con reconocimiento de firma y contenido o se puede presentar personalmente ante el funcionario correspondiente de la Cámara de Comercio.
- Presentación del libro si este se lleva en forma manual para su rúbrica; o de las formas continuas cuando el sistema contable sea sistematizado. En las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
- Cancelar en caja los derechos de inscripción correspondientes.
Para registrar nuevos libros por haberse agotado los anteriores se requiere:
- Solicitud presentada por el representante legal o el revisor fiscal cuando se trate de personas jurídicas o por la persona natural cuando el comerciante propietario del establecimiento de comercio así lo sea, en la cual se indique: El nombre del empresario, el destino del libro, Indicación del número de hojas útiles a registrar (folio inicial y folio final). La solicitud debe estar autenticada ante notario con reconocimiento de firma y contenido o se puede presentar personalmente ante el funcionario correspondiente de la Cámara de Comercio.
- Acreditar que al libro anterior le faltan pocas hojas por utilizar, o que el libro debe ser sustituido por causas ajenas al propietario, como el caso de pérdida, extravío, destrucción, etc. Uno u otro caso puede probarse presentando el libro o una certificación del revisor fiscal o contador público donde así lo exprese, con firma autenticada ante notario con reconocimiento de firma y contenido o hacer la presentación personal ante el funcionario competente de la Cámara de Comercio. En el caso de pérdida, extravío, destrucción, etc. debe además presentarse copia auténtica del denuncio correspondiente.
- Presentación del libro si este se lleva en forma manual para su rúbrica; o de las formas continuas cuando el sistema contable sea sistematizado. En las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
- Cancelar en caja los derechos de inscripción correspondientes.
Importante:
Los libros sólo pueden registrarse en blanco y previamente numerados.
Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción del anterior, debe aportarse copia auténtica de la respectiva denuncia.
